Você sabe que sempre estou trazendo opções para que possa melhorar nossa produtividade.
Dessa vez trago a ferramenta Matriz de Eisenhower que é bem simples, porém exige uma disciplina, pra mim, mais puxada.
Com essa ferramenta você precisa priorizar as tarefas pendentes.
Basicamente você irá usar um quadro com 4 quadrantes divididos em atividades importantes/não importantes e atividades urgentes/não urgentes.
Veja abaixo:
Atividades Importantes.
São aquelas relevantes, que precisam ser feitas logo, pois tem um prazo, uma data específica, porém não urgentes, elas não causam ansiedade, estresse e podem ser programadas.
Por exemplo: consulta médica, a entrega de um relatório, uma reunião marcada com antecedência.
Atividades Urgentes.
Essas tem o tempo é escasso, é em cima da hora, não são previstas, causa tensão, estresse.
Provavelmente ela fez parte das atividades importantes, maaas a procrastinação te ajudou a deixar para depois e aí… sim correria.
Por exemplo: a entrega do relatório, a apresentação que você fará na reunião…
Tendo conhecimento da diferença entre as duas você consegue se organizar melhor e quem sabe nem ter muitas atividades urgentes.
Agora vamos misturar as duas atividades?
Atividades Importantes e Urgentes.
Dentro dessa categoria temos as que surgem de última hora e as que procrastinamos.
No caso da primeira é melhor não se planejar com blocos de horas fechadas, porque não temos controle sobre o que pode acontecer, qual tarefa urgente pode surgir atrapalhando assim todo seu planejamento para o dia.
Sua agenda deve ser flexível.
Já as tarefas procrastinadas, por serem importantes sua disciplina deve ser puxada para que realize a tarefa importante dentro do prazo estabelecido.
Atividades Importantes e Não Urgentes.
São as tarefas que tem uma importância, mas que podemos realizá-las com calma, com um bom planejamento.
Atividades Urgentes, mas não Importantes.
São tarefas que nos tiram do foco, mas nos vemos no dever de realizá-las.
Sabe aqueles pedidos de favores para os quais poderíamos dizer NÃO?
E aqueles eventos, reuniões que pra você seria apenas uma obrigação para não falarem que você é antissocial?
Ou alguém que entra na sua sala só para comentar algo que pouco te importa?
Não é que são atividades sem importância, mas que naquele momento seu de foco pode te atrapalhar e muito, o jeito é reagendar ou cancelar.
Atividades Não Urgentes e Não Importantes.
Agora vem a categoria que mais nos faz perder um bom tempo e quando nos damos conta o dia já acabou.
São meras distrações que nos levam a nada, por exemplo redes sociais, fofocas, contatos fora do seu foco…
É assim que funciona essa ferramenta e note que o principal é não deixar o Importante se tornar Urgente, mas caso aconteça tem como contornar.
Não há a necessidade de fazer o quadrado, apenas dividir as tarefas como está nas definições.
Espero que apresentar mais essa ferramenta te ajude a analisar e organizar o seu dia e assim ser mais produtivo.
Até o próximo post!!
Gratidão
Ma Moreira
Designer Gráfica, Empreendedora e Crafter
Venha fazer parte do nosso grupo de Encadernação no Facebook e se inscreva no canal.
“Feliz é o homem que empresta com generosidade e que com honestidade conduz os seus negócios.- Salmos 112:5
Photo by Alejandro Escamilla on Unsplash
Autor
marcelamdesign@gmail.com